Overstappen van accountant naar Fortly: hoe werkt dat en wat bespaar je?
Te dure facturen, weinig persoonlijk contact en pas antwoord als het boekjaar al voorbij is? Je zit niet vast aan je accountant. We leggen rustig uit hoe overstappen werkt en wat het je oplevert.
Kort antwoord
Overstappen van accountant kan het hele jaar door, je hoeft niet te wachten op het einde van het boekjaar. Je zegt je huidige accountant op met inachtneming van de opzegtermijn, waarna de twee kantoren onderling een continuiteitsoverdracht van je dossier regelen. Je nieuwe boekhouder vraagt de machtigingen bij de Belastingdienst aan, zodat aangiftes doorlopen. Bij Fortly is de overstap gratis en betaal je daarna een vaste maandprijs in plaats van een uurtarief, wat de meeste MKB-ondernemers honderden tot duizenden euro's per jaar scheelt.
Veel ondernemers blijven jarenlang bij dezelfde accountant, niet omdat ze tevreden zijn, maar omdat overstappen ingewikkeld lijkt. De administratie ligt daar, de aangiftes lopen daar, en het idee dat je alles zelf moet overzetten weerhoudt je. Toch valt het in de praktijk enorm mee. De kantoren regelen het meeste onderling en jij hebt er nauwelijks omkijken naar. In deze gids leggen we uit hoe je herkent dat je toe bent aan een andere boekhouder, hoe de overstap stap voor stap verloopt en wat je ermee bespaart.
5 signalen dat je toe bent aan een andere boekhouder
Twijfel je of je moet wisselen van boekhouder? Meestal is het geen plotselinge breuk, maar een sluimerend gevoel dat het beter kan. Dit zijn de signalen die we het vaakst horen van MKB-ondernemers die overstappen:
- Je vindt het te duur. De rekening loopt jaar na jaar op, terwijl je niet het gevoel hebt dat je er meer voor terugkrijgt.
- Weinig persoonlijk contact. Je spreekt zelden dezelfde persoon, of je moet dagen wachten op antwoord op een simpele vraag.
- Alleen achteraf, nooit vooruit. Je hoort pas wat de winst was toen het jaar al voorbij was, zonder advies om bij te sturen.
- Verrassingsfacturen. Elk telefoontje en elke e-mail blijkt achteraf een post op de factuur, waardoor je aarzelt om nog iets te vragen.
- Ouderwetse manier van werken. Nog steeds bonnetjes in een schoenendoos of een map inleveren, terwijl het allang digitaal en automatisch kan.
Herken je er twee of meer? Dan is het de moeite waard om eens te kijken wat een moderne, online boekhouder voor het MKB anders doet. Je zit nergens aan vast: een klantrelatie hoort te werken zolang die voor jou werkt.
Wanneer kun je overstappen? (Het hele jaar door)
Het hardnekkigste misverstand is dat je alleen aan het einde van het boekjaar kunt overstappen. Dat klopt niet. Overstappen van accountant kan op elk moment van het jaar, ook halverwege een kwartaal of vlak voor de jaarrekening. De administratie is immers een doorlopend geheel; een nieuw kantoor pakt gewoon de draad op waar het vorige stopte.
Er zijn twee dingen om even op te letten. Ten eerste de opzegtermijn in je contract met je huidige accountant. Ten tweede lopende verplichtingen, zoals een aangifte of jaarrekening die nog moet worden ingediend. Die punten worden gewoon meegenomen in de overdracht, dus ze zijn geen reden om te wachten. Sterker nog: veel ondernemers stappen juist over vlak nadat de jaarrekening is afgerond, omdat het dossier dan mooi op een natuurlijk punt overgaat.
Tip van Fortly
Pak je jaarcijfers of laatste btw-aangifte erbij voordat je overstapt. Zo kan je nieuwe boekhouder meteen zien waar je staat en waar mogelijk kansen liggen om te besparen. Je hoeft niets uit te zoeken; even meesturen is genoeg.
Het stappenplan: zo verloopt de overstap
De overstap zelf is een kwestie van een paar stappen, waarvan jij er maar een handvol zelf zet. Zo ziet het traject eruit:
- Kennismaken. Je bespreekt in een vrijblijvend gesprek je situatie, je huidige kosten en wat je anders wilt. Je krijgt meteen een helder maandtarief.
- Opzeggen bij je huidige accountant. Je zegt schriftelijk op, met inachtneming van de opzegtermijn. Een korte, zakelijke mail volstaat; je hoeft geen reden te geven.
- Toestemming voor de overdracht. Je geeft je nieuwe kantoor schriftelijk toestemming om het dossier op te vragen bij de vertrekkende accountant.
- Dossieroverdracht tussen de kantoren. De administratie, grootboekgegevens, laatste jaarrekening en fiscale posities gaan over. Dit regelen de kantoren onderling.
- Machtigingen omzetten. Je nieuwe boekhouder vraagt de machtigingen bij de Belastingdienst aan, de oude worden ingetrokken. Aangiftes lopen zonder onderbreking door.
- Aan de slag. Je koppelt je zakelijke rekening en start met de nieuwe, digitale werkwijze. Vanaf hier heb je er nauwelijks omkijken naar.
In de praktijk kost dit jou een paar handtekeningen en een half uurtje van je tijd. De rest gebeurt op de achtergrond.
Dossieroverdracht en machtigingen bij de Belastingdienst
Twee onderdelen roepen bij ondernemers de meeste vragen op: de dossieroverdracht en de machtigingen. Beide zijn beter geregeld dan je misschien denkt.
Een vertrekkende accountant is beroepsmatig gehouden aan een nette continuiteitsoverdracht. Dat betekent dat hij verplicht is om je opvolger de informatie te geven die nodig is om je administratie zonder gaten voort te zetten: de grootboekadministratie, de laatst opgestelde jaarrekening, de fiscale posities en de onderliggende stukken. Een goede reden om openstaande facturen bij je oude kantoor eerst te voldoen, want dat maakt de overdracht soepeler.
Voor de aangiftes werkt de Belastingdienst met machtigingen. Je nieuwe kantoor meldt zich aan als jouw intermediair, zodat het namens jou aangiftes kan indienen via de beveiligde kanalen (zoals Digipoort en Serviceberichten Aanslag). De oude machtiging wordt ingetrokken. Jij hoeft alleen te bevestigen dat je akkoord bent; het aanvragen en overzetten verzorgt je nieuwe boekhouder.
Let op
Controleer voordat je opzegt of alle stukken van eerdere jaren digitaal beschikbaar zijn. Je hebt als ondernemer een bewaarplicht van zeven jaar (voor onroerend goed tien jaar). Vraag je oude accountant om een complete digitale kopie van je dossier, zodat je zelf ook alles in bezit hebt.
Wat Fortly voor je overneemt
Als MKB-ondernemer of DGA wil je één aanspreekpunt dat het volledige plaatje beheert, niet losse stukjes bij verschillende partijen. Bij een overstap naar Fortly nemen we het complete administratieve en fiscale traject over:
| Onderdeel | Wat Fortly regelt |
|---|---|
| Boekhouding | Volledige online administratie, bankkoppeling en automatische verwerking van facturen en bonnen |
| Btw-aangifte | Kwartaal- of maandaangifte, altijd op tijd ingediend |
| Loonadministratie | Salarisstroken en loonaangifte voor je personeel of je eigen DGA-salaris |
| Jaarrekening | Opstellen en deponeren bij de KVK, plus de aangifte vennootschapsbelasting |
| Advies | Meedenken over structuur, investeringen en belasting besparen, zonder de meter te zien lopen |
Werk je met personeel of denk je aan een BV-structuur? Dan sluit dit direct aan op onderwerpen als de kosten van loonadministratie bij je eerste medewerker en wanneer een holdingstructuur met management-BV loont. Alles onder één dak, met één vaste contactpersoon die je situatie kent.
Klaar om over te stappen?
De overstap is gratis en wij regelen de dossieroverdracht en machtigingen voor je. Bekijk wat Fortly voor het MKB doet of meld je direct aan voor het BV-pakket.
Wat je bespaart: vaste maandprijs vs uurtarief
De grootste winst zit voor de meeste ondernemers niet alleen in het bedrag, maar in de voorspelbaarheid. Traditionele accountants werken vaak met een uurtarief: elk telefoontje, elke vraag en elke correctie komt op de rekening. Het gevolg is dat je gaat aarzelen om iets te vragen, precies op de momenten dat advies je juist geld zou opleveren.
Bij een vaste maandprijs weet je vooraf precies wat je kwijt bent, en zijn overleg en advies inbegrepen. Je belt gewoon als je iets wilt weten, zonder de meter te zien lopen. Voor veel MKB-ondernemers scheelt dat honderden tot duizenden euro's per jaar, plus een hoop mentale ruimte.
| Aspect | Traditioneel uurtarief | Fortly: vaste maandprijs |
|---|---|---|
| Kosten vooraf bekend | Nee, achteraf afrekenen | Ja, vast bedrag per maand |
| Vragen stellen | Kost per keer geld | Inbegrepen, altijd |
| Verrassingsfacturen | Regelmatig | Geen |
| Advies gedurende het jaar | Apart offerte | Onderdeel van het pakket |
| Contact | Wisselend | Vaste contactpersoon |
Voor een BV met een DGA-salaris, loonadministratie en jaarrekening start het MKB-pakket van Fortly bij een vaste maandprijs vanaf 200 euro excl. btw. Wil je exact weten wat het voor jouw situatie kost? Vraag het na in een kennismaking; je krijgt meteen een helder tarief zonder addertjes. Overweeg je daarnaast de overstap van eenmanszaak naar BV, lees dan wanneer die stap fiscaal voordelig wordt.
Veelgestelde vragen
Kan ik op elk moment van het jaar van accountant wisselen?
Ja. Je hoeft niet te wachten tot het einde van het boekjaar. Overstappen kan het hele jaar door, ook halverwege een kwartaal of vlak voor de jaarrekening. Let alleen op de opzegtermijn in je contract met je huidige accountant en op lopende verplichtingen zoals een aangifte die nog moet worden ingediend. In de praktijk pak je die openstaande punten gewoon mee in de overdracht.
Hoe verloopt de dossieroverdracht tussen twee kantoren?
Je oude en nieuwe kantoor regelen de overdracht grotendeels onderling. Je geeft je nieuwe boekhouder schriftelijk toestemming om het dossier op te vragen. De vertrekkende accountant is beroepsmatig gehouden aan een continuiteitsoverdracht: hij deelt de administratie, grootboekgegevens, laatste jaarrekening en fiscale posities zodat je nieuwe kantoor verder kan zonder gaten. Jij hoeft zelf weinig te doen behalve de toestemming tekenen.
Wat kost overstappen van accountant?
De overstap zelf is bij Fortly gratis. Je oude accountant mag wel de tot dan toe gewerkte uren en een eventuele afrondende jaarrekening in rekening brengen, dat staat los van de overstap. Zorg dat openstaande facturen betaald zijn, want dat maakt de dossieroverdracht soepeler. Vanaf de overstap betaal je bij Fortly een vaste maandprijs in plaats van een uurtarief, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Moet ik mijn machtigingen bij de Belastingdienst zelf aanpassen?
Nee, dat regelt je nieuwe kantoor grotendeels voor je. Fortly vraagt de benodigde machtigingen aan zodat wij namens jou aangiftes kunnen indienen via Digipoort of Serviceberichten Aanslag. Je oude accountant trekt zijn machtiging in. Je hoeft zelf alleen te bevestigen dat je akkoord bent; het aanmelden en overzetten verzorgen wij.
Wat bespaar ik met een vaste maandprijs in plaats van een uurtarief?
Bij een uurtarief betaal je voor elke vraag, elk telefoontje en elke correctie, wat leidt tot verrassingsfacturen achteraf. Met een vaste maandprijs weet je vooraf precies wat je kwijt bent en zijn overleg en advies inbegrepen. Voor veel MKB-ondernemers scheelt dat honderden tot duizenden euro's per jaar, plus de rust dat je zonder de meter te zien lopen kunt bellen wanneer je iets wilt weten.