Welke kosten mag je als ZZP'er aftrekken?

Als ZZP'er of eenmanszaak betaal je inkomstenbelasting over je winst, en die winst is je omzet min je zakelijke kosten. Elke euro aan aftrekbare kosten verlaagt dus je belastbare winst. Dat is de kern van fiscaal slim ondernemen, en tegelijk de plek waar de meeste vragen en misverstanden zitten.

Belangrijk om meteen scherp te hebben: aftrekbare kosten zijn geen korting op je belasting, maar een verlaging van je winst. Je bespaart je marginale tarief over dat bedrag. Na de MKB-winstvrijstelling houd je van elke euro kosten grofweg een derde over. Kosten maken die je niet nodig hebt om belasting te besparen is daarom nooit verstandig, want het kost je altijd meer dan het oplevert.

En niet alles wat je uitgeeft is aftrekbaar. Alleen het zakelijke deel telt, sommige posten zijn beperkt en een paar uitgaven zijn helemaal uitgesloten. Hieronder loop je de categorieën langs, met de bedragen die voor 2026 gelden en de valkuilen erbij.

Wanneer is een kost zakelijk?

Een kost is zakelijk als je hem maakt met het oog op je onderneming. De Belastingdienst kijkt naar het zakelijke belang: draagt de uitgave bij aan je omzet of je bedrijfsvoering? Je hoeft niet te bewijzen dat een uitgave achteraf nuttig was, maar je moet het zakelijke karakter wel aannemelijk kunnen maken. Twijfelgevallen beoordeel je naar redelijkheid, en bij gemengd gebruik splits je in een zakelijk en een privédeel.

Kosten die je volledig mag aftrekken

De meeste directe bedrijfskosten zijn volledig aftrekbaar, mits ze zakelijk zijn. Een greep uit de gangbare posten.

Bij posten die je ook privé gebruikt, zoals je telefoon of internet, trek je alleen het zakelijke deel af. Een redelijke verdeling die je kunt onderbouwen is genoeg. Overdrijf je het zakelijke percentage, dan is dat precies het soort post waar de Belastingdienst bij een controle op inzoomt.

Gemengde kosten: deels aftrekbaar

Een aparte categorie zijn de kosten met een privé-element, de zogenoemde gemengde of beperkt aftrekbare kosten. Denk aan eten en drinken, representatie, relatiegeschenken en congressen of studiereizen. Hiervoor geldt een aftrekbeperking. Je hebt twee opties en je kiest per jaar.

Bij lage bedragen pakt de drempel ongunstig uit, want dan valt vrijwel alles onder de niet-aftrekbare €5.700. Voor de meeste ZZP'ers is de 80%-regeling daarom voordeliger. Je boekhouder rekent per jaar door welke variant voor jou het meeste oplevert.

Investeren: de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

Koop je bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan, zoals een dure laptop, machines of inventaris, dan schrijf je die af over hun levensduur in plaats van in één keer. Investeer je in een jaar meer dan een bepaald bedrag, dan krijg je daarbovenop de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), een extra aftrekpost. Dit zijn de schijven voor 2026.

Niet elke investering telt mee. Investeringen van minder dan €450 per bedrijfsmiddel tellen niet, en sommige bedrijfsmiddelen zijn uitgesloten. De KIA komt bovenop je gewone afschrijving, dus het is echt extra voordeel. Plan je een grote aankoop rond de jaarwisseling, dan kan het uitmaken in welk jaar je hem doet.

De auto en de werkruimte thuis

Twee posten leveren standaard verwarring op. De auto is er daar één van, en belangrijk genoeg voor een eigen artikel. De korte versie: rijd je met een privéauto zakelijke kilometers, dan trek je in 2026 €0,25 per kilometer af, inclusief brandstof, verzekering en parkeren. Zet je de auto op de zaak, dan zijn alle kosten aftrekbaar, maar krijg je een bijtelling voor privégebruik. Wat gunstiger is, hangt af van je kilometers en de waarde van de auto. We werken die keuze uit in auto van de ZZP'er: zakelijk of privé.

De werkruimte thuis is de tweede valkuil. De kosten van een werkkamer in je eigen woning zijn alleen aftrekbaar als het een zelfstandige ruimte is met een eigen ingang en eigen sanitair, en als je een groot deel van je inkomen daar verdient. Een gewone studeerkamer voldoet daar bijna nooit aan. Voor de meeste ZZP'ers is de werkruimte thuis dus niet aftrekbaar. De inrichting is een ander verhaal: een goede bureaustoel of een beeldscherm is als arbovoorziening wel gewoon aftrekbaar.

Wat je niet mag aftrekken

Een paar uitgaven zijn hoe dan ook uitgesloten, ook al voelen ze zakelijk.

• Privé-uitgaven en het privédeel van gemengde kosten.
• Algemene kleding, ook als je die alleen voor het werk draagt. Alleen echte werkkleding met een bedrijfslogo of beschermende kleding telt.
• Geldboetes en verkeersboetes, ook als je ze tijdens het werk oploopt.
• Kosten die samenhangen met een misdrijf.

Kosten aftrekken is iets anders dan ondernemersaftrek

Verwar het aftrekken van kosten niet met de ondernemersaftrek. Kosten verlagen je winst omdat je het geld echt hebt uitgegeven. De ondernemersaftrek, zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, is een extra aftrekpost die je krijgt zonder dat er een uitgave tegenover staat, mits je aan het urencriterium voldoet. Die tel je pas na de kosten op. Hoeveel dat scheelt, lees je in zelfstandigenaftrek en startersaftrek 2026.

Onderbouwing: bonnen en zakelijk belang

De regel is simpel: geen bon, geen aftrek. Bewaar al je facturen en bonnen, digitaal mag, en zorg dat het zakelijke belang van een uitgave herkenbaar is. Voor gemengde posten en de zakelijke verdeling van bijvoorbeeld je telefoon houd je een redelijke, consistente verdeling aan. De Belastingdienst mag je administratie zeven jaar terug opvragen, dus een ordelijke boekhouding het jaar rond scheelt je later veel zoekwerk.

Veelgestelde vragen